hal - hal mengenai sekretaris

Keahlian komunikasi Bagi Sekretaris Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi berlangsung. Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lai dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Kounikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal. Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face). Jenis komunikasi ini yaitu Komunikasi langsung antara seorang komunikator dengan seorang komunikan Komunikasi kelompok yaitu komunikasi antara seseorang atau lebih dengan sekelompok orang secara tatap muka. Keuntungan komunikasi antar pribadi untuk melakukan persuasi adalah terjadinya kontak pribadi, sehingga komunikator memahami , mengetahui dan mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan mengetahui, memahami dan mengkaji hal-hal tersebut, komunikator dapat memperbaiki sikap antara lain: Mengontrol setiap katA dan kalimat yang diucapkan Mengulangi kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai berbagai penjelasan secukupnya Memberi kepastian pengertian apa yang telah di ucapkan Memberi intonasi kata-kata yang penting Yang perlu dilakukan oleh komunikator agar dalam berkomunikasi berjalan lancar: Berperilaku empatik yaitu memahami perasaan orang lain dan berperilaku simpatik Tanamkan percaya pada diri sendiri tanpa pengaruh orang lain Bersikap sebagai fasilitator yaitu memberi arah kemudahan Apa yang di ucapkan harus dapat dipertanggung jawabkan Apa yang dikemukakan berdasarkan fakta dan kebenaran Sekretaris dan SDM Bagi sekretaris atau para plmplnan unit kerja harus mampu mengembangkan sumber daya manusia. Sekretaris perlu ikut andil dalam pengembangan sumber daya manusia. Untuk itu mengembangkan SDM diprelukan 15 persyaratan: Perlu adanya uraian tugas (job discription) yang jelas untuk anak buah supaya tugas-tugas terlaksana sebaik mungkin. Perlu adaya wewenang dan tanggung jawab yang jelas bagi anak buah dalam melaksanakan tugas,antara wewenang dan tanggung jawab harus ada keseimbangan Adanya aturan main yang harus ditaati baik oleh pimpinan maupun anak buah.Baik berupa peraturan tertulis,tidak tertulis,kebijaksanaan,perintah,atau instruksi tanpa adanya disiplin atau ketaatan terhadap peraturan pimpinan yang telah disepakati bersama maka organisasi tidak akan berjalan dengan . Adanya garis komando yang jelas yaitu siapa yang berhak memerintah dan bertanggung jawab kepada siapa. Adanya sasaran atau tujuan jelas organisasi yang harus di informasikan oleh pimpinan kepada anak buah, bukan hanya jelas bagi pimpinan. Balas jasa bagi bawahan/anak buah berdasdarkan prestasi adil dan wajar Harus ada kesesuaian antara motivasi individu dengan perusahaan/organisasi Wewenang yang dilimpahkan harus benar-benar didasarkan pada kemampuan anak buah Wewenang harus merupakan yang mengikat dan jenjang atas kebawah, karena wewenang berarti adanya hak untuk mengatur anak buah sesuai dengan jenjang organisasi. Setiap anak buah harus merasa dibutuhkan dan di hargai oleh pimpinan Anak buah perlu merasa tenteram dan tenang dalam situasi serta lingkungan yang sehat Harus tercipta kegairahan kerja serta inisiatif untuk berkembang Perlu diciptakan semangat senasip sepenanggungan dalam mengemban tugas dan menghindari komplik antara pimpinan dengan anak buah Kembangkan adanya rasa tanggung jawab bersama dalam organisasi, prestasi, atau sukses usaha yang memungkin adanya kemajuan organisasi Ciptakan suasana kekeluargaan, sehingga bawahan tidak hanya dinilai sebagai anak buah yang harus diperintah. Perlakukanlah anak buah sebagai mitra usaha, sehingga ada rasa ikut memiliki. Menerima Tamu 1 Sebagai seorang sekretaris harus menghormati para tamu yang berkunjung di kantor, serta dengan senang hati melayaninya. Untuk itu seorang sekretaris perlu mempelajari tata cara menerima tamu. Sehingga diharapkan tamu-tamu yang datang merasa senang dan mempunyai kesan baik. Sekretaris perlu memahami atau mengetahui sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris berkewajiban menayakan nama tamu yang datang ingin bertemu dengan pimpinan atau pejabat lain yang dimaksud sekaligus mengantar tamu tersebut kepada pimpinan atau orang yang akan ditemuinya. Pada waktu ditemuklan dengan pimpinan atau orang yang dimaksud, sekretaris menyodorkan catatan yang mencantumkan nama dari instansi mana dan apa maksudn Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara atasan dengan tamu yang akan bertemu dengan atasan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu atasan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda tidak bisa asal menerima tamu begitu saja